الدرس الثامن: إدارة المشتريات Procurement Management
الدرس الثامن: إدارة المشتريات
Procurement Management
هدف الدرس
فهم كيفية الحصول على المنتجات والخدمات من خارج المنظمة وإدارة العلاقات مع الموردين والعقود
📚 المفاهيم الأساسية
1. نظرة عامة على إدارة المشتريات
التعريف: العمليات اللازمة لشراء أو الحصول على المنتجات والخدمات من خارج فريق المشروع
عمليات إدارة المشتريات:
تخطيط إدارة المشتريات
توثيق قرارات الشراء
إجراء المشتريات
الحصول على استجابات البائعين
التحكم في المشتريات
إدارة علاقات المشتريات
💡 متى نحتاج للمشتريات:
- عدم توفر الموارد داخلياً
- الحاجة لخبرة متخصصة
- نقل المخاطر لطرف آخر
- توفير التكلفة أو الوقت
2. قرار الصنع أو الشراء
التعريف: تحليل لتحديد ما إذا كان من الأفضل إنتاج عنصر داخلياً أو شراؤه من مورد خارجي
مقارنة الصنع مقابل الشراء:
| المعيار | الصنع (Make) | الشراء (Buy) |
|---|---|---|
| التحكم | تحكم كامل | تحكم محدود |
| التكلفة | استثمار أولي عالي | تكلفة متغيرة |
| الخبرة | تطوير داخلي | خبرة جاهزة |
| المرونة | مرونة عالية | حسب العقد |
| المخاطر | مخاطر فنية | مخاطر تعاقدية |
مثال عملي:
شركة تطوير برمجيات تحتاج لنظام إدارة موارد بشرية:
- ✅ الشراء: توفير الوقت والاستفادة من حلول مجربة
- ❌ الصنع: استثمار كبير في شيء ليس من تخصص الشركة
3. أنواع العقود
💰 السعر الثابت (Fixed Price - FP)
سعر محدد مسبقاً لا يتغير
متى يُستخدم:
- المتطلبات واضحة ومحددة
- المخاطر منخفضة
- السوق مستقر
⏱️ الوقت والمواد (Time & Materials - T&M)
دفع بالساعة + تكلفة المواد
متى يُستخدم:
- النطاق غير واضح
- المدة غير محددة
- حاجة للمرونة
💸 التكلفة القابلة للسداد (Cost Reimbursable - CR)
سداد التكاليف الفعلية + ربح
متى يُستخدم:
- مشاريع البحث والتطوير
- عدم اليقين العالي
- النطاق يتطور
⚠️ قاعدة مهمة: كلما زادت المخاطر على البائع، زاد السعر المطلوب
4. وثائق المشتريات
📋 طلب المعلومات
(Request for Information - RFI)
جمع معلومات عن السوق والموردين
📄 طلب عرض الأسعار
(Request for Quotation - RFQ)
عندما يكون السعر العامل الرئيسي
📑 طلب تقديم العروض
(Request for Proposal - RFP)
للحلول المعقدة مع معايير متعددة
🏷️ دعوة للمناقصة
(Invitation for Bid - IFB)
عندما تكون المواصفات واضحة تماماً
تسلسل عملية الشراء:
1. خطة إدارة المشتريات
تحديد ما نحتاج شراؤه ومتى وكيف
2. بيان العمل (SOW)
وصف تفصيلي للمنتج أو الخدمة المطلوبة
3. إرسال وثائق المشتريات
RFI, RFQ, RFP حسب الحاجة
4. مؤتمر المناقصين
توضيح المتطلبات والإجابة على الأسئلة
5. تقييم العروض
مقارنة العروض حسب معايير محددة
6. التفاوض والتعاقد
الاتفاق على الشروط وتوقيع العقد
5. اختيار المصدر
التعريف: عملية استلام وتقييم العروض واختيار البائع المناسب
معايير التقييم النموذجية:
💰 السعر - التكلفة الإجمالية
30%
🏆 الخبرة والسمعة - سجل الأداء السابق
25%
🔧 القدرة الفنية - المهارات والموارد
20%
📅 الجدول الزمني - القدرة على التسليم
15%
⚠️ إدارة المخاطر - خطط التعامل مع المخاطر
10%
📊 طرق التقييم:
- نظام الترجيح: إعطاء وزن لكل معيار
- نظام الفرز: استبعاد من لا يحقق الحد الأدنى
- التقدير المستقل: مقارنة بتقدير داخلي
6. إدارة العقود
التعريف: ضمان أن أداء البائع والمشتري يلبي المتطلبات التعاقدية
عناصر إدارة العقود:
📊
مراقبة الأداء
🔄
إدارة التغييرات
💵
إدارة المدفوعات
⚖️
حل النزاعات
⚠️ التغييرات في العقد:
- يجب أن تكون مكتوبة وموثقة
- موافقة الطرفين ضرورية
- تقييم التأثير على الوقت والتكلفة
- تحديث العقد رسمياً
✅ أفضل ممارسات إدارة العقود:
- بناء علاقة تعاونية مع البائع
- التواصل المنتظم والواضح
- توثيق كل شيء
- المراجعة الدورية للأداء
- الاستعداد للطوارئ
💡 أفضل الممارسات
نصائح لإدارة المشتريات الفعالة
✅ ممارسات ناجحة:
- حدد المتطلبات بوضوح قبل البدء
- اختر نوع العقد المناسب للموقف
- قيّم البائعين بموضوعية
- احرص على علاقة متوازنة (Win-Win)
- راقب الأداء باستمرار
❌ أخطاء شائعة:
- الاختيار بناءً على السعر فقط
- عدم وضوح بيان العمل
- تجاهل إدارة العلاقة مع البائع
- عدم توثيق التغييرات
- التأخر في حل النزاعات
✅ النقاط المهمة
- قرار الصنع أو الشراء - يعتمد على عوامل متعددة وليس التكلفة فقط
- نوع العقد يحدد توزيع المخاطر - السعر الثابت للمشتري، التكلفة القابلة للسداد للبائع
- الوضوح في المتطلبات أساسي - بيان العمل الواضح يقلل النزاعات
- العلاقة مع البائع استثمار - النجاح المشترك هو الهدف
- التوثيق حماية للطرفين - كل شيء يجب أن يكون مكتوباً
📌 مصطلحات الدرس
| العربي | English | التعريف المختصر |
|---|---|---|
| بيان العمل | SOW | وصف تفصيلي للمطلوب |
| طلب تقديم العروض | RFP | وثيقة لطلب حلول من البائعين |
| السعر الثابت | Fixed Price | عقد بسعر محدد لا يتغير |
| الوقت والمواد | T&M | دفع بالساعة + المواد |
| مؤتمر المناقصين | Bidder Conference | اجتماع توضيح المتطلبات |
| معايير التقييم | Evaluation Criteria | أسس اختيار البائع |
| إدارة العقود | Contract Management | متابعة تنفيذ العقد |
| إغلاق المشتريات | Procurement Closure | إنهاء العقد رسمياً |
انضم لعائلة الهندسة و الرياضيات
👨💻
جاري تحميل التعليقات...